Manual Pengguna CIMUS-APK

Isi Kandungan

1. Pengenalan & Peranan 2. Log Masuk & Dashboard 3. Susun Atur Menu (Sidebar) 4. Pendaftaran Client 5. Modul Latihan 6. Lesen MOF & Exam Renew 7. Pengurusan Client 8. Quotation, Invois & Voucher 9. Back Office & Procurement 10. Laporan Operasi & KPI 11. Kehadiran Staff 12. Tetapan & Kawalan Akses 13. Keselamatan (PIN Padam) 14. Panduan Pantas 15. Soalan Lazim (FAQ)

BAHAGIAN 1: Pengenalan & Peranan

CIMUS-APK adalah sistem pengurusan perniagaan bersepadu untuk APK Kelantan. Sistem ini menguruskan pendaftaran pelanggan (Personel & Syarikat), perkhidmatan, latihan, Lesen MOF, Exam Renew, quotation & invois, voucher, rujukan, kredensial, akaun harian, procurement, kehadiran staff, serta laporan operasi & KPI.

Tahap Peranan Pengguna (4 Tahap)

Peranan	Label Sistem	Akses
superadmin	Super Admin	Akses penuh ke semua modul termasuk Tetapan
admin	Admin	Akses penuh kecuali Tetapan
staff	Manager	Modul yang dipilih oleh pentadbir (boleh disesuaikan)
display	Supervisor	Modul yang dipilih (umumnya paparan / baca sahaja)

Kawalan Akses Per-Staff: Pentadbir boleh tentukan modul mana yang setiap Manager / Supervisor boleh lihat melalui panel kawalan akses dalam Tetapan > Staff (lihat Bahagian 12). Menu yang tiada akses akan disembunyikan.

Keselamatan Sesi: Sesi automatik tamat selepas 10 minit tidak aktif. Setiap aktiviti akan reset timer. Selepas login, sila baca & setuju modal Perjanjian Penggunaan.

BAHAGIAN 2: Log Masuk & Dashboard

Log Masuk

1 Buka sistem CIMUS-APK melalui pelayar web

2 Masukkan Nama dan Kata Laluan

3 Klik butang "Log Masuk"

4 Baca Pengesahan Identiti & Perjanjian Penggunaan, kemudian klik "Setuju & Teruskan"

Jika akaun anda disekat (cth. lewat ≥3 kali sebulan), sistem akan papar sebab sekatan semasa login. Hubungi Superadmin untuk buka semula.

Dashboard (Papan Pemuka)

Statistik Ringkasan: Jumlah pelanggan, perkhidmatan aktif, invois tertunggak
Perkhidmatan Akan Luput: Senarai akan tamat dalam 90 hari
- Penanda KRITIKAL (merah berkelip) untuk ≤14 hari
Arahan Pending & Susulan: Dikumpul mengikut nama staff, berkelip mengikut warna:
- Merah = Terima (belum mula)
- Kuning = Dalam Proses
- Oren = Susulan
- Hijau = Selesai
Widget Status MOF Mengikut Fasa: Kad bilangan permohonan MOF aktif dikumpul ikut Fasa 1–5 + Khas; klik kad untuk ke halaman MOF
Widget Waktu Solat: JAKIM Zon Kota Bharu (KTN01)
Info Terkini: Ticker pengumuman dari pentadbir

BAHAGIAN 3: Susun Atur Menu (Sidebar)

Menu disusun dalam kumpulan untuk navigasi mudah. Modul yang anda nampak bergantung pada peranan & kebenaran akses anda.

Kumpulan	Modul
PAPAN PEMUKA	Dashboard, Rekod Kehadiran, Laporan Kehadiran
PENDAFTARAN CLIENT	Pelanggan Personel, Pelanggan Syarikat, Flash Update, Latihan, Lesen MOF, Exam Renew
PENGURUSAN CLIENT	Perkhidmatan, Rujukan, Carian Kredensial, Quotation & Invois, Voucher
BACK OFFICE MANAGEMENT	Akaun Harian Staff, Laporan Akaun Pelanggan, Laporan Debit/Kredit Harian, Pelarasan, Procurement
DOKUMEN PERMOHONAN	Senarai Permohonan
LAPORAN OPERASI	Laporan Status Pelanggan, Laporan Staff Harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan KPI Staff
TETAPAN	Tetapan (Staff, Info Terkini, Kategori Kredensial) — Superadmin sahaja

BAHAGIAN 4: Pendaftaran Client

4.1 Pelanggan Personel

Sidebar > PENDAFTARAN CLIENT > Pelanggan Personel

1 Klik "+ Tambah Personel"

2 Isi: Nama (auto HURUF BESAR), No IC (tarikh lahir auto-isi), Telefon, Email, Poskod (Daerah & Negeri auto-detect)

3 Pilih PTJ: Billions Kota Bharu / HQ Kok Lanas / Event / JP Jumpa di Luar

4 Klik "Simpan"

Sistem auto-detect duplikasi No IC, No Telefon & Nama Syarikat. Carian boleh ikut nama, No IC, No SSM atau telefon.

4.2 Pelanggan Syarikat

Sidebar > PENDAFTARAN CLIENT > Pelanggan Syarikat

1 Klik "+ Tambah Syarikat"

2 Isi maklumat syarikat: Nama, No SSM, Email Syarikat, Poskod

3 Isi maklumat Pemilik (IC auto-lookup dari database)

4 Tambah Rakan Kongsi jika perlu (maks 3)

5 Klik "Simpan"

4.3 Flash Update

Sidebar > PENDAFTARAN CLIENT > Flash Update

Modul pantas untuk menguruskan pelanggan dengan minimum klik.

1 Cari pelanggan menggunakan kotak carian, klik "Pilih"

2 Paparan menunjukkan senarai perkhidmatan + kemaskini status pantas

3 Tambah perkhidmatan: Pilih Kumpulan > Jenis > Simpan

4 Beri arahan: Isi jenis, tahap, pilih staff (checkbox berbilang), catatan > Simpan

5 Lihat Sejarah Kemaskini Status (client / perkhidmatan / susulan) di bahagian bawah

BAHAGIAN 5: Modul Latihan

Sidebar > PENDAFTARAN CLIENT > Latihan

Menguruskan permohonan kursus/latihan personel dari mohon sehingga sijil dikeluarkan, termasuk rekod bayaran ansuran.

Tab Utama

Permohonan Personel — senarai pemohon dengan chip penapis mengikut fasa
Kalendar Tawaran + Demand — tawaran kursus & panel berapa pemohon menunggu setiap kursus
Cadangan Auto — sistem cadang padankan calon dengan tawaran
Tetapan Master — kategori, tajuk kursus, pusat latihan
Sijil & Selesai — rekod yang sudah tamat / bersijil
Rekod Bayaran — ledger bayaran ansuran (global)

Aliran Status (14 Peringkat)

mohon → semakan kad hijau → invois → bayaran diterima → pilih pusat → bayaran CIDB → kelas berjalan → bayaran PLBK → kelas tamat → sijil mata CCD → tunggu sijil SKP → SKP lulus → tunggu sijil PPK → selesai

1 rekod = 1 tajuk kursus. Jika anda pilih banyak tajuk, sistem auto-pecah jadi rekod berasingan. Sistem juga halang pendaftaran berganda (calon yang sama untuk kursus yang sama yang masih aktif).

Profil Personel: klik pemohon untuk lihat 5 kategori kursus (akan datang / sedang / selesai / belum masuk / batal) + butang Cetak PDF & Excel.

BAHAGIAN 6: Lesen MOF & Exam Renew

6.1 Lesen MOF (Lesen Kewangan)

Sidebar > PENDAFTARAN CLIENT > Lesen MOF

Menguruskan permohonan baru & pembaharuan Lesen Kewangan MOF mengikut 5 fasa.

Fasa	Status
Fasa 1 — Baru	baru → semakan dokumen → dalam proses dokumen → lulus / tolak dokumen
Fasa 2 — Bayaran	quotation → invois → menunggu bayaran → bayaran diterima
Fasa 3 — Proses	pending dokumen → dalam proses → lulus proses
Fasa 4 — Frame & File	proses → sedia → ambil (collect)
Fasa 5 — Selesai	menunggu bayaran sijil → selesai
Khas	NFA (no further action), batal

Pemohon: boleh pilih client sedia ada atau isi pemohon baru secara manual
Tab UI: Permohonan Baru, Bayaran/Invois, Pemprosesan MOF, Frame & File, Approve/Selesai, NFA, Ditolak, Tetapan Master (Kategori), Laporan
Laporan terperinci: KPI, ringkasan kewangan, trend 12 bulan, pecahan kategori & status, prestasi staff, akan luput 90 hari
Akses: 4 peranan boleh lihat; Supervisor (display) baca sahaja; padam & kategori = Super Admin / Admin sahaja

6.2 Exam Renew

Sidebar > PENDAFTARAN CLIENT > Exam Renew

Menguruskan permohonan Renew G1 / Exam Sahaja beserta rekod percubaan peperiksaan (attempt) mengikut kategori.

BAHAGIAN 7: Pengurusan Client

7.1 Perkhidmatan

Sidebar > PENGURUSAN CLIENT > Perkhidmatan

1 Klik "+ Tambah" > Pilih Pelanggan

2 Pilih Kumpulan Perkhidmatan (filter) > Jenis (nama, harga, tempoh auto-isi)

3 Atau klik "Pakej" untuk tambah semua sekali gus

4 Tetapkan status, tarikh, harga, staff > "Simpan"

Status	Maksud
Baru	Baru didaftarkan
Dokumen	Menunggu dokumen
Dalam Proses	Sedang diproses
Bayaran	Menunggu bayaran
Aktif	Perkhidmatan aktif
Tamat	Sudah tamat tempoh
Tolak	Permohonan ditolak

Kawalan Edit: Anda hanya boleh edit/padam perkhidmatan yang anda sendiri daftar. Pentadbir boleh edit semua. Perkhidmatan staff lain akan papar ikon kunci.

7.2 Rujukan

Sidebar > PENGURUSAN CLIENT > Rujukan

Urus rujukan pelanggan dari pelbagai sumber. Status: Baru → Hubungi → Dokumen Tak Lengkap → Dalam Proses → Selesai / Batal.

7.3 Carian Kredensial

Sidebar > PENGURUSAN CLIENT > Carian Kredensial

Cari login pelanggan mengikut kategori (SSM, CIDB, LHDN, KWSP, dll). Setiap kredensial dilindungi & dikategorikan.

BAHAGIAN 8: Quotation, Invois & Voucher

8.1 Quotation & Invois

Sidebar > PENGURUSAN CLIENT > Quotation & Invois

Modul 2 tab: Quotation (sebut harga) dan Invois. No automatik QUO-YYYYMMDD-NNN / INV-YYYYMMDD-NNN.

1 Cipta: Pilih pelanggan > tambah item (boleh dari Master Item) > tetap diskaun > Simpan

2 Tukar ke Invois: klik "Convert" pada quotation untuk jadikan invois

3 Bayar: buka invois > "Bayar" > masukkan jumlah > Simpan

4 Cetak: klik ikon pencetak > format profesional dengan header APK

Baki = Jumlah Total − Diskaun − Jumlah Bayar. Profil pelanggan memaparkan quotation (kuning) & invois (hijau) termasuk yang dipaut silang antara syarikat & pemilik personel.

WhatsApp Quotation Approval

1 Pada quotation, klik butang WhatsApp hijau untuk jana pautan kelulusan (sah 48 jam)

2 Hantar pautan kepada pelanggan; mereka klik TERIMA / TOLAK tanpa perlu login

3 Status auto-kemaskini: WA SENT → DITERIMA / DITOLAK

4 Bila DITERIMA, cetakan PDF papar kotak hijau "Akuan Penerimaan & Pengesahan Pelanggan" dengan nama, telefon & tarikh pengesah

8.2 Voucher

Sidebar > PENGURUSAN CLIENT > Voucher

Urus peruntukan voucher pelanggan. Voucher boleh digunakan sebagai kaedah bayaran pada invois (butang ungu "Guna Voucher" muncul selepas invois disimpan). Voucher hanya boleh diguna pada Invois (bukan Quotation).

BAHAGIAN 9: Back Office & Procurement

Akses: Modul Back Office umumnya untuk Super Admin & Admin.

9.1 Akaun Harian Staff

Sidebar > BACK OFFICE MANAGEMENT > Akaun Harian Staff

1 Buka Akaun: baki bawa auto-isi dari hari sebelum

2 Tambah Transaksi: rekod debit (masuk) & kredit (keluar)

3 Tutup Akaun: di hujung hari (status Pending)

4 Approve: Super Admin / Admin sahkan; baki akhir jadi baki bawa hari berikutnya

9.2 Laporan Akaun Pelanggan / Debit-Kredit / Pelarasan

Laporan Akaun Pelanggan: sejarah invois & bayaran lengkap per pelanggan
Laporan Debit/Kredit Harian: semua transaksi bayaran ikut tarikh & staff
Pelarasan: pembetulan kredit/debit pada invois sedia ada (Super Admin / Admin sahaja)

9.3 Procurement (PR + PO)

Sidebar > BACK OFFICE MANAGEMENT > Procurement

Tab PR: No PR auto, pemohon, jabatan, justifikasi, item dengan auto-jumlah (draf → menunggu kelulusan → lulus / tolak)
Tab Kelulusan: Admin / Super Admin approve atau tolak PR
Tab PO: No PO auto, pembekal, salin item dari PR Lulus (draf → dihantar → diterima)
Kelulusan WhatsApp: "Hantar" jana pautan kelulusan (sah 7 hari) untuk diluluskan tanpa login

BAHAGIAN 10: Laporan Operasi & KPI

Laporan Status Pelanggan — pantau status keseluruhan pelanggan
Laporan Staff Harian — aktiviti harian per staff (perkhidmatan, invois, kutipan)
Laporan Mingguan — KPI & graf bar harian per staff
Laporan Bulanan — prestasi bulanan keseluruhan
Laporan KPI Staff — skor & gred prestasi

Metrik & Gred KPI

Metrik	Penerangan
Bil Perkhidmatan / Invois	Jumlah didaftar / dikeluarkan
Total Koleksi (RM)	Jumlah kutipan wang
Bil Arahan Terima / Selesai	Jumlah arahan diterima & diselesaikan
Purata Masa (Jam)	Purata masa menyelesaikan arahan
Gred	A 90+ B 75+ C 60+ D 40+ E <40

Formula Skor KPI

Komponen	Wajaran
Masa Respon	30%
Kadar Selesai (selesai ÷ terima)	40%
Produktiviti (perkhidmatan + invois)	30%

Graf bar perbandingan skor semua staff & line chart trend bulanan disediakan.

BAHAGIAN 11: Kehadiran Staff

Sidebar > PAPAN PEMUKA > Rekod Kehadiran / Laporan Kehadiran

1 Clock-In apabila mula kerja, Clock-Out apabila habis (waktu kerja 8:30 pagi – 4:00 petang)

2 Lewat selepas 8:30 pagi auto ditanda Lewat

3 Permohonan masuk lewat dibenarkan maksimum 2 kali sebulan

Auto-Sekat: staff yang lewat ≥3 kali sebulan akan disekat secara automatik (tidak boleh login). Super Admin dikecualikan dan boleh buka semula sekatan melalui Tetapan > Staff.

Laporan Kehadiran: ringkasan bulanan + carta bar bertindan mengikut status (hadir, lewat, MC, cuti, kecemasan, tidak hadir).

BAHAGIAN 12: Tetapan & Kawalan Akses

Sidebar > TETAPAN > Tetapan

Modul Tetapan untuk Super Admin sahaja.

Staff: tambah/edit/aktif/nyahaktif pengguna, tetap peranan & kata laluan, buka sekatan
Info Terkini: urus ticker pengumuman di dashboard
Kategori Kredensial: urus kategori peti besi (SSM, CIDB, LHDN, dll) dengan ikon & warna

Panel Kawalan Akses Modul (Per-Staff)

1 Tetapan > Staff > klik Tambah / Edit pengguna

2 Pilih peranan (Super Admin / Admin / Manager / Supervisor)

3 Pada "Pilih Modul Akses", modul dikumpul mengikut kumpulan sidebar. Tanda modul yang dibenarkan

4 Guna checkbox induk setiap kumpulan, atau Pilih Semua / Kosongkan; kaunter papar "X daripada Y modul"

5 Simpan — jika tiada modul dipilih, sistem guna akses lalai mengikut peranan

Super Admin & Admin sentiasa mendapat akses penuh (kecuali Admin tiada Tetapan). Dashboard sentiasa dibenarkan untuk semua.

BAHAGIAN 13: Keselamatan — PIN Padam

PIN Padam Universal: SEMUA tindakan padam (DELETE) dalam sistem memerlukan PIN. Ini melindungi data daripada terpadam secara tidak sengaja.

1 Klik butang padam pada mana-mana rekod

2 Modal PIN (tema merah) akan muncul

3 Masukkan PIN padam > sahkan untuk padam, atau Batal

PIN lalai sistem ialah 035311 (boleh ditukar oleh pentadbir teknikal). Simpan PIN ini dengan selamat dan jangan kongsi sewenang-wenangnya.

Audit Trail: Setiap perubahan status penting (client, perkhidmatan, susulan, MOF, latihan) direkod dalam Sejarah Kemaskini Status untuk rujukan.

BAHAGIAN 14: Panduan Pantas

Tindakan	Cara
Tambah perkhidmatan cepat	Flash Update > Pilih client > Tambah
Beri arahan ke staff	Flash Update > Bahagian Susulan
Lihat arahan saya	Dashboard > Arahan Pending
Cipta quotation / invois	Quotation & Invois > Tab berkenaan
Hantar kelulusan WhatsApp	Quotation > Butang WhatsApp hijau
Daftar permohonan MOF	Lesen MOF > Permohonan Baru
Daftar pemohon latihan	Latihan > Permohonan Personel
Clock-in / Clock-out	Rekod Kehadiran
Lihat KPI staff	Laporan Operasi > Laporan KPI Staff
Tetapkan akses modul staff	Tetapan > Staff > Edit > Pilih Modul

Gunakan Flash Update untuk kerja harian — lebih pantas.

Dashboard sentiasa papar arahan belum selesai — semak setiap log masuk.

Pakej jimat masa berbanding tambah perkhidmatan satu-satu.

BAHAGIAN 15: Soalan Lazim (FAQ)

S: Kenapa saya tak nampak sesetengah menu?

J: Menu yang anda nampak bergantung pada peranan & kebenaran akses yang ditetapkan oleh pentadbir di Tetapan > Staff. Hubungi Super Admin untuk kemaskini.

S: Saya tak boleh edit perkhidmatan orang lain?

J: Betul — hanya staff yang mendaftarkan atau pentadbir boleh edit/padam. Perkhidmatan staff lain papar ikon kunci .

S: Kenapa sistem minta PIN bila saya nak padam?

J: Semua tindakan padam dilindungi PIN padam universal untuk elak data terpadam tersilap. Masukkan PIN yang sah untuk teruskan.

S: Akaun saya disekat — kenapa?

J: Kemungkinan anda lewat ≥3 kali dalam bulan tersebut. Sistem auto-sekat. Hubungi Super Admin untuk buka semula melalui Tetapan > Staff.

S: Bagaimana pelanggan boleh sahkan quotation?

J: Hantar pautan WhatsApp dari quotation. Pelanggan klik TERIMA / TOLAK tanpa login; status & cetakan PDF akan dikemas kini automatik.

S: Beza Quotation dan Invois?

J: Quotation = sebut harga (belum sahih). Selepas pelanggan setuju, klik "Convert" untuk tukar ke Invois yang boleh dibayar.

S: Sesi saya tamat secara tiba-tiba?

J: Sesi tamat selepas 10 minit tidak aktif. Sila log masuk semula.

MANUAL PENGGUNA SISTEM CIMUS-APK

Isi Kandungan

BAHAGIAN 1: Pengenalan & Peranan

Tahap Peranan Pengguna (4 Tahap)

BAHAGIAN 2: Log Masuk & Dashboard

Log Masuk

Dashboard (Papan Pemuka)

BAHAGIAN 3: Susun Atur Menu (Sidebar)

BAHAGIAN 4: Pendaftaran Client

4.1 Pelanggan Personel

4.2 Pelanggan Syarikat

4.3 Flash Update

BAHAGIAN 5: Modul Latihan

Tab Utama

Aliran Status (14 Peringkat)

BAHAGIAN 6: Lesen MOF & Exam Renew

6.1 Lesen MOF (Lesen Kewangan)

6.2 Exam Renew

BAHAGIAN 7: Pengurusan Client

7.1 Perkhidmatan

7.2 Rujukan

7.3 Carian Kredensial

BAHAGIAN 8: Quotation, Invois & Voucher

8.1 Quotation & Invois

WhatsApp Quotation Approval

8.2 Voucher

BAHAGIAN 9: Back Office & Procurement

9.1 Akaun Harian Staff

9.2 Laporan Akaun Pelanggan / Debit-Kredit / Pelarasan

9.3 Procurement (PR + PO)

BAHAGIAN 10: Laporan Operasi & KPI

Metrik & Gred KPI

Formula Skor KPI

BAHAGIAN 11: Kehadiran Staff

BAHAGIAN 12: Tetapan & Kawalan Akses

Panel Kawalan Akses Modul (Per-Staff)

BAHAGIAN 13: Keselamatan — PIN Padam

BAHAGIAN 14: Panduan Pantas

BAHAGIAN 15: Soalan Lazim (FAQ)

S: Kenapa saya tak nampak sesetengah menu?

S: Saya tak boleh edit perkhidmatan orang lain?

S: Kenapa sistem minta PIN bila saya nak padam?

S: Akaun saya disekat — kenapa?

S: Bagaimana pelanggan boleh sahkan quotation?

S: Beza Quotation dan Invois?

S: Sesi saya tamat secara tiba-tiba?